JO kritiserar kommunstyrelsen i Svenljunga

Justitieombudsmannen (JO) kritiserar Kommunstyrelsen i Svenljunga kommun i tre beslut samma dag. De handlar samtliga om handläggning av ärenden om utlämnande av handlingar enligt offentlighetsprincipen. I två av besluten är kritiken allvarlig.

De tre beslut som Justitieombudsmannen (JO) har meddelat samma dag är föranledda av tre anmälningar som har ingivits av Per Hanson, redaktör för 7-härad.nu. JO har i dessa tre anmälningar uppmärksammats på upplevda problem och brister i samband med begäranden om utlämnande av handlingar enligt offentlighetsprincipen.

Beslut 1

Den först inkomna anmälan, som sändes till JO i juli 2001, har sin grund i kommunens hantering av en begäran om att få ta del av eventuella avtal om avgångsvederlag.

JO skriver i sin bedömning i beslutet:
"Som nämnts i det föregående kan en myndighet begära att en framställning om handlingsutlämnande preciseras, om myndigheten inte får klart för sig vilka handlingar som avses med framställningen. Jag finner inte skäl till någon erinran mot att kommunen begärde att Per Hanson skulle precisera sin framställning. Av utredningen framgår dock att handläggningen av ärendet inte har skett med den skyndsamhet som föreskrivs i TF. Kommunstyrelsen kan inte undgå kritik för detta."

Av materialet i ärendet framgår det att den dåvarande personalchefen Svante Lundberg önskade få begreppet "avgångsvederlag" förtydligat. I förtydligandet uppgavs: "Med avgångsvederlag avser jag de fall då någon form av ersättningar har utgått i samband med att anställning har upphört". Därefter undrade Svante Lundberg om det var ersättningar utöver kollektivavtalsreglerade ersättningar som avsågs. Den 1 februari 2001 sändes ett svar om att begäran inte avsåg kollektivavtalsreglerade ersättningar. Därefter förflöt det en och en halv månad utan att kommunen lät höra av sig, vilket medförde att en påminnelse skickades till kommunen. Omgående därefter översände Björn-Erik Lundqvist avtalen om avgångsvederlag.

Björn-Erik Lundqvist skriver i ett följebrev, som översändes tillsammans med avtalen om avgångsvederlag:
"Förutvarande personalchef Svante Lundberg som förmodligen erhöll Ert första brev har nyligen slutat sin anställning och när vi nu eftersöker Ert brev har vi fått problem med vår mailserver mm. Ingen annan inom förvaltningen tycks heller ha tagit del av brevet."

Av materialet i ärendet framgår det att bland de avtal om avgångsvederlag som Björn-Erik Lundqvist översände den 14 mars 2001, fanns även ett avtal om avgångsvederlag som den förutvarande personalchefen Svante Lundberg hade ingått med kommunen den 2 mars 2001.

Beslut 2

Den andra inkomna anmälan, som också sändes till JO i juli 2001, har sin grund i kommunens hantering av en begäran om att få ta del av handlingar där kommunens självkostnad i de särskilda boendena framgår. Enligt socialtjänstalgen får kommunen inte ta ut högre avgifter i de särskilda boendena än kommunens självkostnad.

JO skriver i sin bedömning i beslutet:
"Sammanfattningsvis kan konstateras att kommunen i flera avseenden har brustit vid handläggningen av ärendet. Kommunstyrelsen kan inte undgå allvarlig kritik för detta."

JO pekar i detta beslut på följande brister:

• Kommunen borde skyndsamt ha gett Per Hanson ett klart besked om att det inte fanns några handlingar innehållande sammanställning av uppgifter om den aktuella självkostnaden
• Den fullföljdshänvisning (besvärshänvisning) som lämnades med beslutet angav felaktigt att beslutet skulle överklagas hos länsrätten genom laglighetsprövning och inte, som rätteligen skulle ha skett, att det kunde överklagas hos kammarrätten
• Ekonomichefen, Stefan Eriksson, hade inte behörighet att fatta beslut om att avslå framställningarna om handlingsutlämnande, vilket medförde att överklagan inte kunde tas upp till prövning

I förbigående ställde sig JO även frågande till om kommunen har uppfyllt skyldigheten att översända skrivelsen med överklagandet utan dröjsmål. JO har dock valt att inte gå vidare i denna fråga.

Beslut 3

Den sist inkomna anmälan, som sändes till JO i januari 2002, har sin grund i kommunens hantering av en begäran om att få ta del av loggfilerna från den 22 januari 2001 för kommunens e-postserver.

JO skriver i sin bedömning i beslutet:
"Per Hansons framställning i e-brevet den 18 juli 2001 om att få kopior av loggfiler hade, såvitt framkommit, vid tiden för kommunledningskontorets yttrande den 9 februari 2002, inte åtgärdats. Detta är helt i strid med tillämpliga regler. Efter att Per Hansons begäran vidarebefordrats till IT-avdelningen borde den omgående ha behandlats. Den förklaring som getts för dröjsmålet, hög arbetsbelastning p.g.a. personalbrist, kan inte godtas eftersom det grundlagsfästa kravet på skyndsamhet innebär att handläggningen skall prioriteras i förhållande till andra arbetsuppgifter. Jag finner dröjsmålet anmärkningsvärt och är mycket kritisk till det inträffade."

Rättslig reglering

I de tre besluten redogör JO för den rättsliga regleringen på ett tydligt sätt.

Den rättsliga reglering som JO tar upp i de tre besluten är:

• att handling som får lämnas ut, som inte omfattas av någon sekretessbestämmelse, på begäran ”genast eller så snart det är möjlig” lämnas ut på stället utan avgift
• att man även har rätt att mot fastställd avgift erhålla avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut
• att det inte finns något formkrav för begäran att få ta del av allmän handling
• att besked i utlämnandefrågan normalt bör ske samma dag, eller inom några dagar om fördröjningen är nödvändig för att myndigheten skall kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig.
• att den som önskar få ut en handling kan precisera vilken handling som avses eller att personen i vart fall kan lämna så detaljerade upplysningar om handlingens innehåll att myndigheten utan större svårighet kan identifiera den
• att myndigheter även har viss skyldighet att efterforska en oklart preciserad handling
• att myndigheten så snabbt som möjligt bör underrätta sökanden om begäran är oprecis, så att man får tillfälle att komplettera eller precisera sin framställan
• att myndigheter är skyldiga att i inte obetydlig utsträckning bistå sökanden genom att, t.ex. med hjälp av sina register, leta fram sådan handlingar som begärs
• att om en begäran om att få ta del av en handling inte kan tillmötesgås fullt ut skall den som begär handlingen underrättas om detta, samt underrättas om att man kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att ett formriktigt beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas
• att överklagningsskriften skall ges in till den myndighet som har meddelat det överklagningsbara beslutet
• att överklagandeskriften skall överlämnas utan dröjsmål till överinstansen (kammarrätten)

I ett av besluten omnämner JO också den rättsliga regleringen när det gäller diarieföringen, som regleras i sekretesslagen.

JO skriver:

• att ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar de handlingar för vilka sekretess gäller
• att för handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får registrering undlåtas om handlingarna istället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling kommit in eller upprättats, men att valt system måste tillämpas konsekvent
• att reglerna om diarieföring även gäller för e-postmeddelanden